Những sai lầm thường gặp khi soạn thảo hợp đồng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Những sai lầm trong giai đoạn này đe dọa tính hiệu lực của hợp đồng và quyền lợi của các bên. Để giảm thiểu rủi ro, việc nắm vững kiến thức pháp luật và kỹ năng soạn thảo là không thể thiếu. Bài viết sẽ phân tích chi tiết các sai lầm thường gặp và đề xuất giải pháp khắc phục hiệu quả.
Mục lục
Những sai lầm thường gặp khi soạn thảo hợp đồng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Những sai lầm trong giai đoạn này đe dọa tính hiệu lực của hợp đồng và quyền lợi của các bên. Để giảm thiểu rủi ro, việc nắm vững kiến thức pháp luật và kỹ năng soạn thảo là không thể thiếu. Bài viết sẽ phân tích chi tiết các sai lầm thường gặp và đề xuất giải pháp khắc phục hiệu quả.
Sai lầm khi soạn thảo hợp đồng
Nội dung cơ bản của hợp đồng theo quy định pháp luật
- Chủ thể của hợp đồng
- Một hợp đồng chỉ được xác lập khi có từ hai bên tham gia thỏa thuận và xác lập. Do đó, nội dung về chủ thể của hợp đồng là cơ bản và bắt buộc phải có. Chủ thể của hợp đồng có thể là cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức (pháp nhân).
- Chủ thể của hợp đồng là căn cứ để xác định tư cách của chủ thể ký kết hợp đồng. Theo đó, nếu chủ thể là cá nhân thì chính người đó ký; nếu chủ thể là pháp nhân thì người ký kết hợp đồng là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền (kèm theo văn bản uỷ quyền).
- Đối tượng của hợp đồng
- Đối tượng của hợp đồng là điều mà các bên hướng đến khi tham gia giao kết một hợp đồng, đó có thể là tài sản hoặc công việc được làm, không được làm.
- Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hoá. Hợp đồng này cần mô tả cụ thể về đối tượng mua bán: Hàng hoá là gì? Mô tả chi tiết về kích thước, trọng lượng, số lượng và chất lượng như thế nào?
- Nội dung hợp đồng
- Nội dung hợp đồng có thể làm căn cứ để xác định những trách nhiệm “đương nhiên” của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng, đồng thời chỉ ra được đối tượng hợp đồng mà các bên đang hướng đến.
- Thông thường, nội dung hợp đồng được quy định chi tiết hơn ở trong hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng thương mại (đại lý thương mại, nhượng quyền thương mại…).
- Giá và phương thức thanh toán
- Giá được xác định dựa trên đối tượng đó là gì, số lượng và chất lượng đó như thế nào. Các bên tự thoả thuận về giá dựa trên giá thị trường của đối tượng vào thời điểm giao kết.
- Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện việc thanh toán giá trị hợp đồng do các bên thỏa thuận. Các bên có thể lựa chọn phương thức thanh toán nhanh gọn, thuận tiện nhất để thực hiện hợp đồng. Phương thức thanh toán có thể là: trực tiếp bằng tiền mặt; chuyển khoản; gián tiếp thông qua trung gian,….
- Tuy nhiên, điều khoản giá và phương thức thanh toán không phải là điều khoản bắt buộc đối với mọi hợp đồng. Trên thực tế, khi các bên không thoả thuận về giá cả thì vẫn có thể được xác định dựa vào giá thị trường của đối tượng cùng loại.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên
- Căn cứ vào các điều khoản về nội dung, giá trị hợp đồng, đồng thời dựa trên quyền lợi chính đáng mà các bên đã thoả thuận với nhau để quyết định về điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên. Quyền và nghĩa vụ được ghi nhận trong nội dung của hợp đồng có sự tương ứng với nhau; quyền của bên này tương đương với nghĩa vụ của bên kia và ngược lại.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên không những là cơ sở để xác định hành vi vi phạm của chủ thể và trách nhiệm khi vi phạm mà còn là căn cứ để xác định mức độ hoàn thành nghĩa vụ của hợp đồng.
- Thời hạn hợp đồng
Các bên nên thỏa thuận cụ thể thời hạn bắt đầu có hiệu lực của hợp đồng, thời hạn thực hiện hợp đồng (thời gian giao hàng, thời gian thực hiện dịch vụ,…), thời điểm kết thúc hợp đồng.
- Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại
- Để đảm bảo hơn quyền và lợi ích của các bên và đảm bảo việc thực hiện đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng thì các bên nên thỏa thuận về điều kiện phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
- Ví dụ: Luật Thương mại 2005 thì mức phạt vi phạm không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm và chỉ được phạt vi phạm nếu điều này được quy định trong hợp đồng. Cũng theo Luật Thương mại 2005, nếu có thỏa thuận phạt vi phạm thì các bên có thể áp dụng cả phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại. (điều 307 Luật Thương mại 2005)
- Chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng
- Việc chấm dứt hợp đồng được áp dụng khi một trong các bên có những vi phạm cơ bản theo hợp đồng khiến cho bên còn lại không thể đạt được mục đích ban đầu. Ngoài ra, có thể bên vi phạm vi phạm những cam kết tuy không cơ bản nhưng bất hợp lý và có ảnh hưởng đến tiến độ hoặc các quá trình làm việc của bên thứ ba.
- Nên thỏa thuận việc đơn phương chấm dứt hợp đồng dù có phù hợp với những điều kiện mà hợp đồng đã quy định vẫn phải thông báo cho bên còn lại bằng văn bản, nếu không thông báo mà gây ra thiệt hại thì phải bồi thường.
- Giải quyết tranh chấp
Các bên nên thỏa thuận trong hợp đồng về giải quyết tranh chấp nếu tranh chấp xảy ra. Đồng thời các hợp đồng quốc tế lưu ý về việc chọn luật điều chỉnh ngay từ khi ký kết hợp đồng nhằm tránh các rắc rối về sau trong việc chọn hoặc phải tuân theo sự điều chỉnh của pháp luật nước nào.
Những nội dung cơ bản hợp đồng
Năm sai lầm nghiêm trọng khi soạn thảo điều khoản hợp đồng
Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thiếu chính xác
Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thiếu chính xác là lỗi phổ biến khi soạn thảo hợp đồng. Lỗi này có thể dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau, gây tranh chấp khi thực hiện hợp đồng. Một số biểu hiện của lỗi này thường gặp như:
- Sử dụng từ đa nghĩa
- Câu văn dài dòng, phức tạp
- Thiếu định nghĩa rõ ràng cho thuật ngữ chuyên môn
- Sử dụng cụm từ chung chung như “hợp lý”, “kịp thời” mà không giải thích cụ thể
Bỏ sót các điều khoản quan trọng
Bỏ sót các điều khoản quan trọng là sai lầm nghiêm trọng khi soạn thảo hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn trong quá trình thực hiện hợp đồng. Các điều khoản thường bị bỏ sót:
- Điều khoản về thời gian và địa điểm thực hiện hợp đồng
- Quy định về chất lượng sản phẩm, dịch vụ
- Điều khoản về bảo mật thông tin
- Quy định về sửa đổi, bổ sung hợp đồng
- Điều khoản về chấm dứt hợp đồng
Để tránh bỏ sót, cần lập danh sách kiểm tra các điều khoản cần có trong hợp đồng. Tham khảo các mẫu hợp đồng chuẩn để đảm bảo không bỏ sót các điều khoản quan trọng.
Quy định không rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ
Khi trách nhiệm và nghĩa vụ không được quy định rõ ràng, điều này có thể dẫn đến việc một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình. Để tránh điều này, cần xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm về từng khía cạnh cụ thể của hợp đồng.
Ví dụ:
- Trong hợp đồng cung cấp dịch vụ, cần quy định rõ: “Bên A có trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hàng. Nếu phát hiện lỗi, Bên A phải thông báo bằng văn bản cho Bên B trong vòng 24 giờ.”
- Đối với hợp đồng lao động: “Người lao động có trách nhiệm thực hiện các công việc được giao như mô tả trong Phụ lục 1 của hợp đồng này. Mọi thay đổi về phạm vi công việc phải được thống nhất bằng văn bản giữa hai bên.”
Thiếu các điều khoản về xử lý tranh chấp
Khi không có các điều khoản quy định về cách giải quyết tranh chấp, các bên có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này có thể dẫn đến tình trạng kéo dài và tốn kém. Nếu có điều khoản quy định về phương thức giải quyết tranh chấp như thương lượng, hòa giải hoặc trọng tài, các bên sẽ có các lựa chọn rõ ràng và có thể giảm thiểu chi phí và thời gian trong việc giải quyết vấn đề.
Không cập nhật theo quy định pháp luật hiện hành
Trong thực tế, hệ thống pháp luật thường xuyên có sự thay đổi với nhiều văn bản mới được ban hành hoặc sửa đổi. Việc sử dụng các quy định pháp luật hết hiệu lực gây ra các hậu quả như:
- Hợp đồng có thể bị vô hiệu một phần hoặc toàn bộ
- Phát sinh tranh chấp do mâu thuẫn giữa điều khoản hợp đồng và quy định pháp luật
- Ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên tham gia hợp đồng
- Có thể bị xử phạt hành chính hoặc hình sự trong một số trường hợp vi phạm
Để tránh trường hợp này các bên nên thường xuyên xem xét và cập nhật hợp đồng để đảm bảo rằng nó phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành, bảo vệ quyền lợi và lợi ích của các bên và đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng.
Giải pháp phòng tránh sai sót khi soạn thảo hợp đồng
Để phòng tránh sai sót khi soạn thảo hợp đồng, các bên cần áp dụng những giải pháp phòng tranh sau:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác: Tránh sử dụng từ ngữ mập mờ, đa nghĩa, không định nghĩa rõ các thuật ngữ chuyên môn được sử dụng trong hợp đồng.
- Xây dựng quy trình soạn thảo và rà soát hợp đồng: Thiết lập quy trình chuẩn cho việc soạn thảo, rà soát và phê duyệt hợp đồng. Quy trình này cần bao gồm các bước như:
- Xác định mục tiêu và phạm vi của hợp đồng
- Thu thập thông tin và tài liệu liên quan đến hợp đồng
- Soạn thảo dự thảo hợp đồng
- Rà soát lại hợp đồng và chỉnh sửa hợp đồng
- Trao đổi các điều khoản trong hợp đồng với đối tác
- Phê duyệt cuối cùng và ký kết hợp đồng
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Đối với các hợp đồng quan trọng hoặc phức tạp, cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng soạn thảo hợp đồng cho nhân viên, đặc biệt là những người thường xuyên tham gia vào quá trình soạn thảo hợp đồng.
- Xây dựng mẫu hợp đồng: Tạo lập và duy trì các mẫu hợp đồng chuẩn cho các loại giao dịch thường xuyên. Thường xuyên cập nhật các mẫu hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật.
Dịch vụ tư vấn soạn thảo và rà soát hợp đồng chuyên nghiệp
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng chuyên nghiệp để giảm bớt rủi ro của khách hàng khi tham gia giao dịch. Dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng thường bao gồm các công việc cụ thể như:
- Nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu thông tin liên quan về các bên trong hợp đồng
- Nghiên cứu các trường hợp cụ thể theo yêu cầu của khách hàng từ đó đưa ra giải pháp tối ưu cho việc soạn thảo.
- Soạn thảo các nội dung điều chỉnh trong hợp đồng.
- Cung cấp các mẫu hợp đồng có sẵn cho khách hàng.
- Rà soát lại hợp đồng và tư vấn sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng;
- Tư vấn giải quyết các rủi ro pháp lý có thể sẽ xảy ra cho khách hàng
- Đánh giá mức độ rủi ro, quyền lợi của khách hàng trong giao dịch hợp đồng.
Luật sư hỗ trợ soạn thảo hợp đồng
>>> Xem thêm: Tư vấn Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa
>>> Xem thêm: Tư vấn soạn thảo hợp đồng
Các sai lầm thường gặp khi soạn thảo hợp đồng này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, tranh chấp và thiệt hại nghiêm trọng. Để đảm bảo tính hiệu lực và bảo vệ quyền lợi của mình, quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về soạn thảo hợp đồng vui lòng hỏi luật sư của chúng tôi qua hotline 1900633716 để được luật sư chuyên môn hỗ trợ tư vấn để tránh các sai lầm trong quá trình soạn thảo hợp đồng.
