Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đang trở thành xu hướng trong giao dịch điện tử hiện đại. Chữ ký số được áp dụng trong hoạt động khai thuế, xuất hoá đơn và này được nhiều doanh nghiệp sử dụng để ký kết hợp đồng. Bài viết đã hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, từ chuẩn bị thiết bị đến ký kết và xác minh hợp đồng. Để hiểu rõ hơn về quy trình và pháp lý liên quan, bài viết sẽ phân tích sâu hơn về chữ ký số và giá trị pháp lý của nó.
Mục lục
Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đang trở thành xu hướng trong giao dịch điện tử hiện đại. Chữ ký số được áp dụng trong hoạt động khai thuế, xuất hoá đơn và này được nhiều doanh nghiệp sử dụng để ký kết hợp đồng. Bài viết đã hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, từ chuẩn bị thiết bị đến ký kết và xác minh hợp đồng. Để hiểu rõ hơn về quy trình và pháp lý liên quan, bài viết sẽ phân tích sâu hơn về chữ ký số và giá trị pháp lý của nó.
Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số chuẩn nhất
Chữ ký số là gì? Chữ ký số có khác với chữ ký điện tử không?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Nó sử dụng cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật dùng để tạo chữ ký, khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký.
Khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 định nghĩa chữ ký điện tử là dữ liệu gắn liền với thông điệp để xác nhận người ký. Chữ ký số được xác định là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán mã hóa không đối xứng.
Như vậy, chữ ký điện tử là khái niệm rộng hơn, bao gồm mọi dạng chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử. Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử, có tính bảo mật và xác thực cao hơn.
Xem thêm: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?
Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số do Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số do Chính phủ ban hành, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Cụ thể:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số do Chính phủ ban hành.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số do Chính phủ ban hành.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số do Chính phủ ban hành này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
>>>Xem thêm: Chữ ký scan trong hợp đồng có giá trị pháp lý không
Điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký số
Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số do Chính phủ ban hành quy định các điều kiện để chữ ký số được xem là an toàn:
- Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực.
- Chứng thư số phải do các tổ chức được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
- Khóa bí mật để tạo chữ ký phải thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký. Điều này đảm bảo tính xác thực của chữ ký.
- Các tổ chức được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số bao gồm: tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực quốc gia, chuyên dùng Chính phủ, công cộng và chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận.
Một số điều kiện nhất định để chữ ký số được xem là an toàn
Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số mới nhất
Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số gồm 3 bước chính:
Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng
Sau khi các thỏa thuận hợp tác được thông qua, một bên sẽ đề nghị giao kết hợp đồng (thường là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ) để phân rõ trách nhiệm, quyền hạn đảm bảo lợi ích cho các bên. Đồng thời xác lập mối quan hệ dân sự và được đảm bảo bởi luật pháp.
Bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện:
- Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
- Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
- Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng;
- Ký chữ ký số của mình lên hợp đồng
- Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.
Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
- Bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo tự động tại địa chỉ email đã cung cấp cho bên đề nghị ký hợp đồng.
- Thực hiện truy cập vào đường link hợp đồng (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống), đọc ký nội dung hợp đồng trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.
- Xác nhận đồng ý với giao kết hợp đồng bằng cách thực hiện ký chữ ký số. Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản trong hợp đồng bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại để thống nhất hợp đồng rồi mới ký số xác nhận.
Bước 3: Thực hiện hợp đồng
- Trong trường hợp bên được đề nghị hoàn tất việc ký số thì hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Sau khi ký số hợp động điện tử không thể sửa đổi.
- Hợp đồng sau khi ký được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.
- Việc thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký số là hình thức ký đảm bảo an toàn, xác định được chính xác người thực hiện ký theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử từ đó mà các văn bản có tính pháp lý cao.
Lưu ý: Quy trình có thể thay đổi tùy theo phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ cụ thể.
>>>Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì? lợi ích, hạn chế, khác gì với hợp đồng truyền thống
Cách ký chữ ký số như thế nào thì đúng chuẩn?
Luật sư tư vấn quy định pháp luật liên quan chữ ký số
Khi tư vấn cho khách hàng về chữ ký số, luật sư sẽ tư vấn, hỗ trợ Quý khách các hạng mục sau:
- Tư vấn quy định của pháp luật về giá trị pháp lý của chữ ký số trong hợp đồng
- Tư vấn về điều kiện đảm bảo an toàn chứ ký số
- Tư vấn về điều kiện về nhân sự, kỹ thuật đối với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Tư vấn về quy định về công nhận chữ ký số nước ngoài
- Tư vấn về điều kiện cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng
- Tư vấn về quy trình đăng ký và sử dụng chữ ký số
- Tư vấn về trách nhiệm của người sử dụng chữ ký số
- Tư vấn về xử lý vi phạm liên quan đến chữ ký số
- Tư vấn về lợi ích và rủi ro khi sử dụng chữ ký số trong giao dịch
- Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín
- Tư vấn các bước triển khai sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
- Tư vấn cách xử lý khi xảy ra tranh chấp liên quan đến chữ ký số
Việc ký hợp đồng bằng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính pháp lý. Tuy nhiên, hợp đồng được ký kết bằng chữ ký số vẫn còn khá mới mẻ trong thực tiễn hiện nay dẫn đến khả năng xảy ra tranh chấp về hợp đồng này là rất lớn. Do đó, để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật. Nếu Quý khách cần tư vấn thêm về chữ ký số, vui lòng hỏi luật sư của chúng tôi qua số hotline 1900633716 để được Luật sư dân sự hỗ trợ chi tiết. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ Quý khách triển khai chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
