Bạn có biết rằng việc theo dõi thời hạn chứng chỉ an toàn lao động là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động để tránh các khoản phạt hành chính lên đến 100 triệu đồng? Theo quy định mới nhất năm 2026, phần lớn các nhóm đối tượng (1, 2, 3, 5, 6) đều có thời hạn chứng chỉ là 02 năm, trong khi nhóm 4 cần cập nhật hồ sơ hàng năm. Bài viết dưới đây từ hoiluatsu sẽ chi tiết hóa lộ trình huấn luyện và thời hạn pháp lý cho từng nhóm đối tượng cụ thể.
Mục lục
Bạn có biết rằng việc theo dõi thời hạn chứng chỉ an toàn lao động là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động để tránh các khoản phạt hành chính lên đến 100 triệu đồng? Theo quy định mới nhất năm 2026, phần lớn các nhóm đối tượng (1, 2, 3, 5, 6) đều có thời hạn chứng chỉ là 02 năm, trong khi nhóm 4 cần cập nhật hồ sơ hàng năm. Bài viết dưới đây từ hoiluatsu sẽ chi tiết hóa lộ trình huấn luyện và thời hạn pháp lý cho từng nhóm đối tượng cụ thể.
Căn cứ pháp lý về an toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ)
Hoạt động huấn luyện và cấp chứng chỉ an toàn vệ sinh lao động hiện nay được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ, đảm bảo mọi vị trí công việc đều được trang bị kiến thức bảo vệ cần thiết. Việc xác định chính xác khung pháp lý về huấn luyện an toàn vệ sinh lao động là bước đi tiên quyết giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học.
Công tác quản lý an toàn, vệ sinh lao động tại Việt Nam được vận hành dựa trên một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi và sự an toàn cho người lao động. Các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các căn cứ sau để xây dựng kế hoạch huấn luyện chuẩn xác:
- Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015: Văn bản pháp lý cao nhất quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động.
- Nghị định 44/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn, huấn luyện ATVSLĐ và quan trắc môi trường lao động.
- Nghị định 140/2018/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều nhằm tinh giản thủ tục nhưng vẫn giữ nguyên các tiêu chuẩn về chất lượng huấn luyện.
- Thông tư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội: Hướng dẫn danh mục các công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động.
Việc nắm vững các căn cứ này giúp doanh nghiệp tự tin khi làm việc với các cơ quan thanh tra liên ngành.
Chi tiết thời hạn chứng chỉ ATVSLĐ cho từng nhóm đối tượng
Nhóm 1, 2, 5, 6: Giấy chứng nhận huấn luyện (Thời hạn 2 năm)
Đối với các nhóm giữ vai trò quản lý và giám sát, kết quả huấn luyện được công nhận thông qua Giấy chứng nhận huấn luyện. Đây là nhóm đối tượng nòng cốt trong việc xây dựng hệ thống quản lý an toàn tại cơ sở.
- Nhóm 1: Người đứng đầu đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh và phòng, ban chi nhánh.
- Nhóm 2: Người làm công tác chuyên trách hoặc bán chuyên trách về an toàn, vệ sinh lao động.
- Nhóm 5: Người làm công tác y tế tại cơ sở sản xuất, kinh doanh.
- Nhóm 6: An toàn vệ sinh viên theo quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động.
Theo quy định, thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận huấn luyện là 02 năm. Trước khi hết hạn tối thiểu 30 ngày, người sử dụng lao động phải tổ chức huấn luyện định kỳ để cấp đổi chứng chỉ mới. Việc duy trì kiến thức cho nhóm này cực kỳ quan trọng vì họ là những người trực tiếp ra quyết định và giám sát các quy trình vận hành nguy hiểm tại hiện trường.
Nhóm 3: Thẻ an toàn lao động (Thời hạn 2 năm)
Nhóm 3 bao gồm người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động. Do tính chất công việc nguy hiểm, họ được cấp thẻ an toàn lao động với thời hạn 02 năm để chứng minh đủ năng lực thực hành.
| Loại công việc đặc thù | Yêu cầu kỹ thuật | Thời hạn thẻ |
| Vận hành thiết bị nâng | Kiểm soát trọng tải và độ an toàn cáp | 02 năm |
| Làm việc trên cao | Sử dụng dây đai và biện pháp chống ngã | 02 năm |
| Làm việc với hóa chất | Quy trình ứng phó sự cố tràn đổ, phơi nhiễm | 02 năm |
| Hàn cắt kim loại | Kiểm soát nguồn nhiệt và phòng chống cháy nổ | 02 năm |
Thời hạn 02 năm được thiết lập để đảm bảo người lao động thường xuyên được ôn tập các kỹ năng ứng phó khẩn cấp. Trong môi trường công nghiệp hiện đại, các thiết bị và công nghệ thường xuyên thay đổi, do đó việc huấn luyện lại sau mỗi 24 tháng là yêu cầu tất yếu để giảm thiểu tai nạn lao động đáng tiếc.
Nhóm 4: Hồ sơ huấn luyện (Cập nhật hàng năm)
Người lao động thuộc Nhóm 4 (lực lượng lao động không thuộc các nhóm 1, 2, 3, 5, 6) không được cấp thẻ hay giấy chứng nhận riêng lẻ. Thay vào đó, kết quả huấn luyện được ghi nhận vào Sổ theo dõi huấn luyện của doanh nghiệp.
- Tần suất huấn luyện: Phải được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần.
- Nội dung huấn luyện: Tập trung vào nội quy an toàn tại chỗ, cách sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân và quy trình thoát hiểm.
- Yêu cầu hồ sơ: Phải có danh sách ký nhận của người lao động và giáo trình huấn luyện được phê duyệt.
Mặc dù không có chứng chỉ vật lý, nhưng hồ sơ huấn luyện Nhóm 4 là tài liệu quan trọng nhất khi thanh tra lao động kiểm tra doanh nghiệp. Việc duy trì huấn luyện hàng năm giúp nhắc nhở ý thức tự bảo vệ của công nhân, đặc biệt là đối với các lao động thời vụ hoặc lao động mới tuyển dụng vốn chưa quen với môi trường sản xuất.
Quy định về huấn luyện định kỳ và cấp lại chứng chỉ
Khi chứng chỉ sắp hết hạn hoặc có những thay đổi lớn trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần chủ động kế hoạch huấn luyện bổ sung. Quy trình này giúp duy trì tính liên tục của hồ sơ pháp lý và năng lực của đội ngũ.
- Huấn luyện định kỳ: Thực hiện ít nhất 02 năm một lần cho các nhóm 1, 2, 3, 5, 6. Thời gian huấn luyện định kỳ bằng 50% thời gian huấn luyện lần đầu.
- Huấn luyện khi có thay đổi: Bắt buộc tổ chức khi doanh nghiệp thay đổi công nghệ, thiết bị, hoặc người lao động thay đổi vị trí công việc.
- Huấn luyện sau nghỉ việc: Đối với người lao động nghỉ việc từ 06 tháng trở lên, khi quay lại làm việc phải được huấn luyện lại như lần đầu.
- Cấp lại khi mất/hỏng: Người lao động gửi đơn đề nghị đến đơn vị đã cấp chứng chỉ. Thời hạn ghi trên thẻ mới sẽ bằng thời hạn còn lại của thẻ cũ.
Việc tối ưu hóa thời gian huấn luyện định kỳ giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về nhân sự nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ kiến thức cần thiết. hoiluatsu luôn khuyến khích doanh nghiệp số hóa hồ sơ an toàn để nhận cảnh báo tự động khi các chứng chỉ sắp đến ngày hết hạn.
Mức xử phạt khi sử dụng chứng chỉ an toàn lao động hết hạn
Hành vi không tổ chức huấn luyện hoặc sử dụng chứng chỉ đã quá hạn bị xử phạt rất nghiêm khắc theo Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Mức phạt được tính dựa trên số lượng người lao động bị vi phạm tại doanh nghiệp.
| Số lượng lao động vi phạm | Phạt cá nhân (triệu VNĐ) | Phạt tổ chức (triệu VNĐ) |
| Từ 01 – 10 người | 05 – 10 | 10 – 20 |
| Từ 11 – 50 người | 10 – 20 | 20 – 40 |
| Từ 51 – 100 người | 20 – 30 | 40 – 60 |
| Từ 101 – 300 người | 30 – 40 | 60 – 80 |
| Trên 300 người | 40 – 50 | 80 – 100 |
Đặc biệt, bên cạnh các chế tài hành chính, doanh nghiệp cần ý thức rõ về trách nhiệm pháp lý của chủ doanh nghiệp khi xảy ra tai nạn lao động trong điều kiện chứng chỉ của người lao động đã quá hạn. Trong trường hợp này, chủ doanh nghiệp có thể phải đối mặt với trách nhiệm bồi thường thiệt hại dân sự rất lớn hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu tai nạn gây hậu quả nghiêm trọng. Việc duy trì chứng chỉ còn hạn không chỉ là tuân thủ quy định mà còn là cách tự bảo vệ tốt nhất cho người đứng đầu doanh nghiệp trước các rủi ro tư pháp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Chứng chỉ an toàn lao động là gì?
Chứng chỉ an toàn lao động là văn bản xác nhận một cá nhân đã hoàn thành khóa huấn luyện và kiểm tra sát hạch về kiến thức, kỹ năng an toàn vệ sinh lao động theo quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP.
Có được gia hạn chứng chỉ an toàn lao động không?
Pháp luật hiện hành không có khái niệm “gia hạn” tự động. Khi chứng chỉ hết hạn, người lao động phải tham gia khóa huấn luyện định kỳ. Tuy nhiên, thời lượng học sẽ được giảm 50% so với lần đầu và sau khi hoàn thành sẽ được cấp chứng chỉ mới với thời hạn tiếp theo là 02 năm.
Mất thẻ an toàn lao động có phải học lại không?
Không. Bạn không cần phải học lại nếu thẻ vẫn còn trong thời hạn hiệu lực. Bạn chỉ cần làm đơn đề nghị cấp lại gửi đến đơn vị huấn luyện cũ. Đơn vị này sẽ trích xuất hồ sơ lưu và cấp lại thẻ mới với thời hạn bằng thời gian còn lại của thẻ đã mất.
Việc chủ động quản lý và tuân thủ thời hạn chứng chỉ an toàn lao động là yếu tố sống còn để đảm bảo an toàn sản xuất và uy tín của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện huấn luyện định kỳ đúng chu kỳ và duy trì hồ sơ huấn luyện hàng năm, người sử dụng lao động không chỉ loại bỏ rủi ro pháp lý mà còn xây dựng được môi trường làm việc nhân văn, chuyên nghiệp. Để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu về hồ sơ pháp lý và giải đáp các thắc mắc về quy định huấn luyện, hãy liên hệ ngay với hoiluatsu qua Hotline 0937.552.925 để được đội ngũ có thể giải đáp, tư vấn luật lao động chi tiết.
